viernes, 11 de noviembre de 2016

Access

La última unidad que veremos en el curso es Bases de Datos. Le dedicaremos todo un mes a su estudio y requerimos que todos asistan y estudien el material que se les asigne.  Vean en este mismo blog la página que corresponde a Access con información mas detallada.

Copien también el disco de trabajo de Access, contiene tablas que utilizaremos para realizar las prácticas.



Estas son las prácticas a realizar:
 Impriman y lean mis notas de Bases de Datos, con todos los conceptos fundamentales de la unidad (es un archivo PDF).


Este es un repaso de los conceptos fundamentales:


Las tablas son la parte fundamental de la base de datos y es importante diseñarlas correctamente.

Para extraer información requerimos saber como buscar, ordenar y filtrar los datos de las tablas.

Es fácil crear una base de datos si contamos ya con la información crorrespondiente en Excel

Las consultas nos permiten extraer información en base a determinados criterios.
Un tipo de consultas nos permiten obtener totales.

La primer base de datos que crearemos será un directorio telefónico (a partir de la lista de alumnos)

Teléfonos

Pagos

Nómina



jueves, 10 de noviembre de 2016

Introducción a las Bases de Datos


Archivos
Las computadoras actuales nos permiten almacenar información en discos magnéticos, lo cual nos permite conservarla aun después de apagar la máquina (a diferencia de lo que ocurre con la información guardada en la memoria RAM de la máquina que se pierde cuando apagamos la computadora).

Llamamos "Archivar" al proceso de guardar información en un lugar seguro, del cual podemos recuperarla posteriormente.

Previamente hemos trabajado con dos clases de archivos:


Archivos del sistema, que controlan la operación de la computadora y sus periféricos, por ejemplo Windows.

Archivos de programas, que guardan los listados de los programas que utiliza el usuario.

En esta sección trabajaremos con archivos de datos capaces de guardar grandes cantidades de datos, capturados por el usuario.

Un archivo de datos guarda un conjunto de bloques de información o registros, empleando en todos ellos un mismo formato. Cada registro a su vez está subdividido en campos que almacenan los datos que integran al registro. Por ejemplo, el directorio telefónico es un archivo integrado por un grupo numeroso de registros, cada uno de ellos correspondiente a un diferente usuario; cada registro a su vez está constituido por tres campos denominados: "nombre" "dirección" y "número telefónico", todos ellos ligados entre sí ya que corresponden al mismo usuario.

Archivar información en la computadora es similar a archivarla manualmente, en hojas impresas que se guardan en un archivero.



Bases de datos
Una base de datos es una colección organizada de datos, por ejemplo una base de datos guarda toda la información referente a los alumnos de una escuela, nombres, direcciones, teléfonos, calificaciones y otra información pertinente.

Los sistemas de manejo de bases de datos que permiten crear, organizar, filtrar, buscar y manejar eficientemente los datos almacenados.

Así como en un archivero físico separamos la información en carpetas que guardan grupos de información relacionada, por ejemplo los gastos de enero, febrero, marzo, etc., para facilitar el manejo de una base de datos es conveniente trabajar grupos de datos más compactos a los que denominamos tablas.


Una tabla es una colección de datos referente a un tópico específico.

Un registro es un renglón de la tabla

Un campo es una columna de la tabla






En una base de datos relacional, se trabaja con múltiples tablas relacionadas entre si, por ejemplo en una base de datos escolar existe relación entre la tabla que guarda la lista de alumnos inscritos en este semestre y las tablas que guardan las listas de calificaciones de cada materia.

La relación entre tablas se logra mediante un elemento de enlace al que llamamos clave principal (llave principal) o simplemente llave. En una base de datos de control escolar cada alumno tiene asignado un número de control único y exclusivo que lo identifica en todas las tablas que tienen relación con el número de control de cada alumno es precisamente su llave.
Las bases de datos relacionales toman datos de múltiples tablas, con lo cual evitan que exista duplicidad de datos en más de una tabla.

Los atributos de la clave o llave principal son:

  • La clave principal es única y por lo tanto no puede estar repetida en una tabla
  • La clave principal nunca puede quedar vacía
  • La clave principal nunca cambia
Los tipos de datos que podemos guardar en una tabla son los siguientes:

· Texto (nombres, direcciones, números de teléfono, RFC, etc.)
· Memo (textos largos como una descripción detallada de un producto)
· Número (precio, cantidad, factores de conversión, etc.). Puede ser entero corto o largo o bien real de
                  precisión simple o doble)
· Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único tipo entero largo
· Fecha/Hora (fechas de facturas y otros documentos, etc)
· Moneda (Cantidades en pesos y centavos, incluyendo el símbolo monetario)
· Si/No (Verdadero/Falso para indicar si se cumple o no con una condición)
· Autonúmero (para asignar números consecutivos a los registros)
· Hipervínculo: (dirección de Hipervínculo)
· OLE (para importar elementos de otros programas de Office, como por ejemplo una gráfica de Excel)
· Datos Adjuntos Para adjuntar en una carpeta archivos tales como fotografías, imágenes, archivos de
                            Office (de Word, de Excel, Power Point..), etc.
· Asistente para búsquedas (para crear una lista desplegable con los diversos textos que indiquemos).

Un buen diseño de la base de datos es fundamental para crear una base de datos que realice las operaciones que desee de una forma efectiva, precisa y eficaz.

Los pasos básicos para diseñar una base de datos son:


1 Determinar la finalidad de la base de datos

El primer paso para diseñar una base de datos es determinar la finalidad de la base de datos y cómo se utiliza. Debe saber qué información desea obtener de la base de datos. A partir de ahí, puede determinar sobre qué asuntos necesita almacenar hechos (las tablas) y qué hechos necesita almacenar sobre cada asunto (los campos de las tablas).

Hable con las personas que utilizarán la base de datos (usuarios). Piense detenidamente en las preguntas que desea que responda la base de datos. Realice bocetos de los informes que desea que produzca. Reuna los formularios que utiliza actualmente para registrar los datos. Examine bases de datos bien diseñadas similares a la que va a diseñar.

2 Determinar las tablas que se necesitan

Determinar las tablas puede ser el paso más complicado del proceso de diseño de la base de datos. Usualmente conviene realizar un boceto en papel de la base de datos y trabajar sobre el diseño primero. Al diseñar las tablas, divida la información teniendo en cuenta los siguientes principios de diseño fundamentales:

Una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas.

Cuando cada elemento de información está almacenado en una tabla, se actualiza en un solo lugar. Esto resulta más eficiente y elimina la posibilidad de que existan entradas duplicadas que contengan información diferente. Por ejemplo, conviene almacenar la dirección y el número de teléfono de cada cliente una sola vez en una sola tabla.

Cada tabla debe contener información sobre un asunto.

Cuando cada tabla contiene hechos sólo sobre un asunto, puede mantener la información acerca de cada asunto independientemente de otros asuntos. Por ejemplo, puede almacenar las direcciones de los clientes en una tabla diferente de los pedidos de los clientes, de modo que pueda eliminar un pedido y conservar a la vez la información sobre el cliente.

3 Determinar los campos que se necesitan

Cada tabla contiene información acerca del mismo asunto, y cada campo de una tabla contiene hechos individuales sobre el asunto de la tabla. Por ejemplo, la tabla de Clientes puede incluir los campos del nombre de la compañía, la dirección, la ciudad, el país y el número de teléfono. Al realizar bocetos de los campos para cada tabla, tenga en cuenta estas sugerencias:

 Relacione cada campo directamente con el asunto de la tabla.
 No incluya datos derivados ni calculados (datos que son el resultado de una expresión).
 Incluya toda la información que necesite.
 Almacene información en sus partes lógicas más pequeñas (por ejemplo, Nombre y Apellidos, en lugar del Nombre completo).

4 Identificar los campos con valores exclusivos mediante la clave principal. Gracias a la clave principal no se podrán introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos en dicho campo.

5 Determinar las relaciones entre las tablas

Ya que ha dividido la información en tablas y que ha identificado los campos de clave principal, necesita una forma de indicar a la base de datos cómo volver a reunir toda la información relacionada de un modo significativo. Para ello, debe definir relaciones entre las tablas.

En una relación se hacen coincidir los datos de los campos clave (normalmente un campo con el mismo nombre en ambas tablas). En la mayoría de los casos, estos campos coincidentes son la clave principal de una tabla, que proporciona un identificador único para cada registro, y una clave externa de la otra tabla.

6 Precisar el diseño

Una vez diseñadas las tablas, los campos y las relaciones que necesita, es el momento de estudiar el diseño y detectar los posibles fallos que puedan quedar. Es más sencillo cambiar el diseño de la base de datos en la fase inicial que una vez que haya rellenado las tablas con datos.

Utilice Microsoft Access para crear las tablas, especificar relaciones entre las tablas e introducir algunos registros de datos en cada tabla. Observe si puede utilizar la base de datos para obtener las respuestas que desee. Cree bocetos de los formularios e informes y compruebe si muestran los datos que desea. Busque duplicaciones de datos innecesarias y elimínelas.


Objetos de una base de datos

Tablas
Son los objetos principales de bases de datos y se utilizan para guardar datos.


FormulariosUn formulario permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles virtuales (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc). El formulario no almacena información, solo muestra los datos que están guardados en una tabla. En un mismo formulario podemos trabajar simultáneamente los datos de varias tablas.ConsultasUna consulta emplea uno o más criterios para mostrar los datos que nos interesan de una base de datos. Las consultas nos permiten extraer la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla adecuadamente. Las consultas permiten mostrar, modificar, borrar, ordenar, filtrar y agregar datos en una base de datos.

InformesPermiten resumir e imprimir la información de base de datos, posibilitan combinar los datos de varias tablas en un documento único.

MacrosLos macros realizan una o más acciones de las bases de datos de forma automática.


Las prácticas y tareas serán publicadas en su Blog Académico Personal. Inicialmente deberán ser guardadas en SkyDrive, compartiendo el archivo con el profesor, para que pueda revisarlo ( hugogarcia.tec@gmail.com).

Si alguien no sabe como hacerlo, le recomiendo revise el tema en otro de mis blogs:
http://softwaredeaplicacionejecutivo.blogspot.com/2010/01/competencias-digitales_27.html


Aquí tienen algunos archivos para las primeras prácticas:





...
A continuación estan los enlaces a algunas bases de datos de ejemplo:

Dulce
Neptuno
NorthWind
NorthWind 

Microsoft tiene una buena introducción a Access 
Algunas otras referencias que pudieran servirles:




Introducción a Access 

Access  (45 minutos)

Access simplificado con plantillas I: Crear una base de datos

Access simplificado con plantillas II: Modificar una base de datos


Hojas de datos I: Crear una tabla especificando los datos

Hojas de datos II: Sumar, ordenar, filtrar y buscar los datos
Hojas de datos III: Facilitar la lectura de los datos mediante la aplicación de formato a columnas y filas


Importar datos desde Excel


Curso de Access  (Ejercicios paso a paso, Videotutoriales, Ejercicios propuestos)

Un curso muy acesible de Access  (en Inglés), incluyendo presentaciones PP es:

Course Technology: New Perspectives on Microsoft Access 


>>>GCF Aprenda Gratis<<<

Dada la complejidad del programa y el poco tiempo disponible, les recomiendo adquirir un buen libro de Access que les sirva de referencia. Una opción es:


BASES DE DATOS CON ACCESS ,
ALFAOMEGA GRUPO EDITOR,
ISBN 9789701514085 $300
Otro libro que pueden adquirir (o descargar la versión electrónica) es:


Conviene destacar que el paso mas importante del diseño de la base de datos es Determinar la finalidad de la base de datos ya que si no le dedicamos el tiempo y análisis suficiente podemos terminar con una base de datos que funcione perfectamente pero que no satisfaga las necesidades del usuario.


miércoles, 9 de noviembre de 2016

Bases de datos

Bases de datos

Competencia específica a desarrollar
Conocer y comprender que es una base de datos en los sistemas enfocados a las PYMES para realizar un diseño a nivel básico y aprender las posibilidades de explotación de una base de datos.
Actividades de Aprendizaje
- Investigar que es una base de datos y buscar en libros o en internet cuales son las características deseables en el diseño.
- Analizar en revistas o en internet algún artículo que hable de la seguridad de las bases de datos.
- Diseñar una base de datos para un negocio y realizar consultas de la información capturada. 



TemasSubtemas
Diseño, manejo y explotación de Bases de Datos1.1 Modelos de Bases de Datos
1.2 Consideraciones de diseño
1.3 Normalizaciones
1.4 Integridad referencial
1.5 Restricciones
1.6 Seguridad en bases de datos
1.7 Reportes en bases de datos
1.8 Gestores de Bases de datos
1.8.1 Bajo Licencia.
1.8.2 Libre.


Prácticas Propuestas
Diseñar una base de datos orientada a un tema del mundo real, por ejemplo: un punto de venta, un sistema de contabilidad.
Crear una Base de Datos simple.
Formar y modificar datos en las tablas.
Crear una Base datos Multitabla, asignando las relaciones entre las tablas.
Llenar base de datos Multitabla creada.
Consultar unitabla y multitabla.
Exporta archivos de datos a diferentes formatos.
Realizar proyectos con aplicaciones administrativas en organizaciones.
Textos de referencia
      Bases de Datos            HGG

Presentaciones y videos
      Conceptos de Bases de datos     HGG

Prácticas
      Prácticas de Bases de datos     HGG

Tareas
        (pendientes por asignar)


Bibliografía
  • Microsoft Access 2010 Step by Step, (ISBN 978-07356-2692-8), Microsoft Press
  • Access 2010: The Missing Manual, Matthew MacDonald, (ISBN 978-1449382377),O'Reilly
  •  Microsoft Access 2010 In Depth, Roger Jennings,  (ISBN 978-0789743077), QUE


Temas a cubrir:
   Fuentes de información electrónica (Enlaces de Internet)

En Internet existen excelentes cursos gratuitos de Access, que incluyen los aspectos mas relevantes, GFC Aprenda Gratis es uno de ellos, que destaca por su calidad y sencillez al abordar los temas. Incluye además videos paso a paso de diferentes tópicos.

Conceptos de Bases de Datos

martes, 8 de noviembre de 2016

Tablas con datos para importar de Excel




Para ejemplificar el construir relaciones en Access, vamos a importar a Access un archivo en Excel que contiene cuatro tablas Alumnos (con los datos generales), Matemáticas, Física y Química (con las calificaciones respectivas). Este archivo se llama Alumnos MFQ


Posteriormente vamos a importar a Access un archivo en Excel que contiene dos tablas Alumnos (con los datos generales), y Calificaciones (con las calificaciones respectivas). Este archivo se llama Alumnos Calificaciones

Los campos Nombre1, Nombre2, Paterno y Materno deben ser tipo texto con un largo de 20 caracteres.
Los campos Matemáticas, Física, Química y Calificaciones deben ser reales de precisión simple.
Todos los campos de los ID (identificadores) deben ser de tipo entero largo  (nota: Autonumérico es entero largo)


Los campos Nombre1 y Paterno deben ser Requeridos (SI)
Los campos Nombre2 y Materno deben ser Permitir longitud cero (SI)


El campo Paterno debe ser Indexado (Si, con duplicados)

Otros archivos para practicar importación Abogados.xls  y Nómina.xls

Si no recuerda como importar datos desde Excel a Access vea las páginas 238 a 244 de mi libro.





Les recuerdo también que deben empezar a realizar todas las prácticas de Access y subirlas a su Blog                  Prácticas de Bases de datos     HGG

Propuesta Proyecto Individual Access

El 28 de noviembre revisaremos las propuestas de las Bases de Datos que van a desarrollar individualmente.

Es importante que tengan definido lo siguiente:
1.- La finalidad de la base de datos
2.- Las tablas que se necesitan en la base de datos. (El diseño de una base de datos comienza con el diseño de sus tablas. Para ello, es necesario plantearse primero qué datos necesitamos. Recuerden que una tabla no debe contener información duplicada y la información no debe duplicarse entre las tablas. Cada tabla debe contener información sobre un único asunto).
3.- Los campos que se necesitan en las tablas
4.- Identificar los campos con valores exclusivos (clave principal)
5.- Determinar las relaciones entre las tablas
6.- Precisar el diseño. Definir cuales son las principales interrogantes a las que responderá la base de datos.
7.- Agregar datos de prueba a las tablas. Posteriormente procederán a crear otros objetos de la base de datos (formularios, consultas, informes, macros).
8.- Utilizar las herramientas de análisis de Microsoft Access.

domingo, 6 de noviembre de 2016

Crear Tablas y ajustar sus propiedades






(1) Crear Agenda Telefónica en base a la plantilla Contactos de Access. Introduzca en ella los datos de sus amigos o compañeros.

(2) Importar de Excel los datos de sus compañeros de grupo (Listas 2016) como base para crear una Agenda Telefónica. Modifique los tipos de dato y sus propiedades que lo requieran.      (Contadores2016)

(3) Crear Agenda Telefónica (con los datos de sus compañeros de grupo), a partir de una base de datos en blanco, creando la tabla en vista de diseño, seleccione los tipos de datos, por ejemplo:
·      Texto (nombres, direcciones, números de teléfono,  CURP, etc.)
·      Memo             (Comentarios [textos largos como una descripción detallada])
·      Número          (edad, etc.)
·      Fecha/Hora    (fecha de nacimiento,  etc)
·      Si/No              (Becado [Verdadero/Falso])
·      Moneda          (Importe de la beca)
·      Autonúmero            (para asignar números consecutivos a los registros, en el campo ID) *
·      OLE                        (Foto)
·      Hipervinculo           (Blog)
·      Lista desplegable     (EdoCivil) [soltero/casado/divorciado/viudo]
y agrégueles las propiedades que considere adecuadas, por ejemplo: Tipo de dato, para el campo Nombre es TEXTO con Longitud máxima de 20 caracteres. Para el campo Ciudad: Valor predeterminado  Nuevo Laredo,  Para el campo teléfono la Mascara de entrada (999) 000-00-00!,  para el código postal 00000.

Nota. El 9 indica un dígito opcional (que hace que sea opcional escribir el código de área) y el 0 indica un dígito obligatorio.


El campo denominado TELÉFONO, podremos definirlo tanto numérico como de texto, sin embargo si queremos crear una mascara  conviene definirlo tipo TEXTO.

Al asignar nombres a campos estos pueden tener hasta 64 caracteres alfa numéricos y no es conveniente utilizar dos palabras separadas por un espacio en blanco, es preferible unirlas con un guión por ejemplo Estado_Civil. La propiedad Título del campo puede quedar como Estado Civil  (con un espacio intermedio).

*  Nota. La clave principal es un campo de la tabla cuyo contenido identifica a cada registro del campo de manera única. No se permite introducir dos registros iguales o almacenar valores nulos (vacíos) en el campo de la clave principal.


Regla de validación para el campo Sexo  “F” O “M”             
           Texto de validación  [debe ser  “F” o “M”]
Regla de validación para el campo edad  >16  Y < 30           
           Texto de validación [debe ser mayor que 16 y menor que 30]
Regla de validación para el campo Código_Postal    Entre 10000 y 99000       
           Texto de validación [debe tener cinco dígitos]
Regla de validación para el campo Edad   >17
           Texto de validación [“Solo adultos”]

Los campos Nombre1 y Paterno deben ser Requeridos (SI)
Los campos Nombre2 y Materno deben ser Permitir longitud cero (SI)
El campo Paterno debe ser Indexado (Si, con duplicados)

El formato del campo Fecha debe ser fecha mediana
El formato del campo Dirección debe ser <   [Convertir todos los caracteres a minúsculas]
El formato del campo Colonia debe ser >       [Convertir todos los caracteres a mayúsculas]
El formato del campo Si/No debe ser ; "Becado" ; "-"







Mascara de entrada 00000 para el código postal.
Utilice el asistente para mascaras de entrada oprimiendo el botón con tres puntos que aparece al situarnos en la casilla de la propiedad Mascara de Entrada.
"01 ("999\)000\-00\-00 para el número telefónico .
                                                                                                      \           Alt 92

A manera de ejemplo se proporciona la base de datos Agenda 1 con las tablas del inciso (2) ya importadas de Excel y ajustadas las propiedades de sus campos. No incluye aún relaciones entre tablas, Formularios, Consultas ni Informes. 


La siguiente presentación cubre los aspectos generales de diseño de tablas y propiedades de los campos.




Operaciones básicas  con tablas de Bases de Datos


                     ≡ ≡ ≡      Buscar, Ordenar y Filtrar     ≡ ≡ ≡       
 


Un filtro es una selección de algunos elementos de una tabla. Aplicando un filtro es posible ver dentro de una tabla sólo aquellos registros que cumplen unas condiciones. El resto de los registros no desaparecen, sólo están ocultos.


Access tiene varios tipos de filtros:

 Filtro por selección

 Filtro por formulario

 Filtro u orden avanzado                           


70                  Todas las calificaciones menores a 70     (reprobados)
entre 80 y 90     Todas las calificaciones entre 80 y 90 inclusive
Nulo                      Todos los registros con campo nulo
“”                            Todos los registros con campo nulo
Es Nulo                Registros que no tienen ningún valor en este campo
No Nulo               Todos los registros con valor en el campo

#01/01/1994#     Menor que 1 ene 1993
Fecha()                           Todos con la fecha actual
*/*/94                             Todas las fechas de 1994     (Como"*/*/1994")
entre fecha() y fecha()-7             Todos con fecha de la última semana
fecha()-30                               Los registros con mas de 30 días
=#1-nov-94# y  <=#30-nov-94#      Todas las fechas dentro del intervalo

"M*" o "N*"             Todos los que inician con las letras M o N
=”Ortiz”            Todos los apellidos desde Ortiz hasta el final del alfabeto
" * María"                 por ejemplo: Ana María, Juana María, Rosa María
"Garc?a"                   por ejemplo: García, Garcia
Como "[a-d]*"       Nombres que empiezan con las letras A hasta D

Otras acciones:
Revisar ortografía 
Modificar aquellos registros que tengan faltas ortográficas
Ordenar la tabla de manera ascendente por apellido paterno.
Buscar un dato (búsqueda simple y con comodines)
Buscar a un alumno conociendo alguno de sus datos (nombre, IDalumno, etc.)
Crear formularios de las distintas tablas
Establecer relaciones entre varias tablas
Shift + F2    para dar Zoom en celda (campo Comentarios)
Cambiar la apariencia de una tabla (tipo de letra, tamaño, color, líneas divisorias, bordes y colores, temas, alineación).
Cambiar ancho de columnas y de renglones.
Re ordenar campos (por ejemplo colocar primero Nombre y después Apellido).
Ocultar columnas, estando en encabezado dar clic al botón de la derecha  / Ocultar columnas.
Mostrar columnas botón de la derecha / Mostrar columnas.
Congelar/Descongelar columnas. botón de la derecha / Congelar columnas.
Cambiar de nombre a una columna (campo).



Con la opción de inmovilizar columna, tenemos la posibilidad de trabajar con tablas grandes sin que  la columna que nos sirve de referencia del registro desaparezca de la pantalla al desplazarnos en la tabla.

Con la opción de ocultar columnas, podemos ocultar campos de registros que no utilizamos habitualmente.


Texto de referencia        Bases de Datos            HGG

Prácticas           Prácticas de Bases de Datos     HGG

Fundamentos de Access

La última unidad que veremos en el curso es Bases de Datos. Le dedicaremos todo un mes a su estudio y requerimos que todos asistan y estudien el material que se les asigne.  Vean en esta liga la página que corresponde a Access con información mas detallada.

Impriman y lean mis notas de Bases de Datos, con todos los conceptos fundamentales de la unidad.



Estas son las prácticas que realizaremos:

*** 

Este es un repaso de los conceptos fundamentales:



Las tablas son la parte fundamental de la base de datos y es importante diseñarlas correctamente.




 Para extraer información requerimos saber como buscar, ordenar y filtrar los datos de las tablas.




La primer base de datos será una agenda telefónica. Podemos empezarla a partir de la lista de alumnos de la materia.