viernes, 30 de octubre de 2015

martes, 20 de octubre de 2015

Subtotales


Los subtotales se utilizan en Excel cuando trabajamos con listas de datos ordenadas. Cada columna debe tener su propio encabezado.
Para insertar subtotales, primero se ordena la lista para agrupar las filas cuyos subtotales se desea calcular. Después pueden calcularse los subtotales de cualquier columna que contenga números.
Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Sumar, Contar o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Excel actualiza automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifican los datos.
Se pueden insertar subtotales anidados dentro de otros subtotales.

El procedimiento para utilizar Subtotales es el siguiente:
• La tabla debe estar separada al menos por un renglón y columna en blanco de otros datos de la hoja.
• Cada columna debe tener un encabezado que la distinga.
• De clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular.
• De clic en Orden ascendente A-Z o en Orden descendente Z-A
• En la opción Datos, de clic en Subtotales.
• En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular.
• En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen deseada (Sumar, Contar, Promedio, etc.)
• En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular.
• Finalmente clic en Aceptar.


Ejercicios con subtotales:

En la hoja EstAlumnos de TablasBD calcular:

  • Contar cuantos hombres y cuantas mujeres fueron encuestados
  • Contar cuantos hay por edad y sexo (cuantas mujeres de 17, cuantas de 18, etc.)
  • Calcular la estatura promedio por edad y sexo
  • Calcular el peso promedio por edad y sexo
  • Calcular la calificación promedio por edad y sexo
  • Calcular la desviación estándar de la estatura promedio por edad y sexo
  • Calcular la desviación estándar del peso promedio por edad y sexo
  • Calcular la desviación estándar de la calificación promedio por edad y sexo
  • Calcular la estatura máxima por edad y sexo
  • Calcular el peso máximo por edad y sexo
  • Calcular la calificación máxima por edad y sexo
  • Calcular la estatura mínima por edad y sexo
  • Calcular el peso mínimo por edad y sexo
  • Calcular la calificación mínima por edad y sexo


En la hoja Nomina de Tabla Subtotales calcular:

  • Cuanto se paga de nomina en cada ciudad
  • Contar el número de empleados en cada ciudad
  • Contar cuantos profesionistas de cada tipo hay en cada ciudad
  • (cuantos Ing, CP, LAE, etc.)
  • Contar el número de empleados por cargo en cada ciudad
  • Calcular el salario promedio en cada ciudad
  • Calcular el salario promedio por cargo en cada ciudad
  • Calcular la desviación estándar del salario promedio por cargo en cada ciudad
  • Calcular el salario máximo por cargo en cada ciudad
  • Calcular el salario mínimo por cargo en cada ciudad


En la hoja Vendedores de Tabla Subtotales calcular:

  • Contar cuantos vendedores hay por división
  • Cual fue la venta promedio por división y por mes
  • Cual fue la venta máxima por división y por mes
  • Cual fue la venta mínima por división y por mes

Información adicional
 Guía Rápida de Excel  Subtotales

Tablas dinámicas


Una tabla dinámica combina y compara en forma rápida grandes volúmenes de datos. Permitiendo el análisis multidimensional de los datos al girar las filas y las columnas creando diferentes formas de visualizar reportes con los datos de origen.

Las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes de Excel, que permite resumir grandes cantidades de datos en una tabla compacta.

Las tablas dinámicas permiten analizar la información contenida en hojas de cálculo con gran cantidad de campos o columnas, facilitando visualizar únicamente la información relevante, y haciendo más sencillo su análisis.

Están basadas en dos conceptos:
  • Sumarización (se refiere a la capacidad de resumir datos del mismo tipo y con los mismos atributos)
  • Rotación (se refiere a la posibilidad de colocar, quitar y mover o cambiar de  posición los campos que se requiera)



Terminología:



TérminoDescripción
Campo     El encabezado de una columna en la tabla de datos
Ítem    Contenido de cada celda de esa columna (número o texto)
Datos    Área donde se contabiliza la información en la tabla dinámica
Campo renglón    Un campo que se coloca a la izquierda en la tabla dinámica
Campo columna    Un campo que se coloca arriba en la tabla dinámica
Campo pagina     Un campo que separa hojas de la tabla dinámica



Hay tres tipos de campos en una tabla dinámica
● Campos de datos a procesar  (por ejemplo Cantidad, Importe)
● Campos de datos asociados  (por ejemplo Fecha, Número de factura, Cliente)
● Campos con información no relevante

Reglas:
● La tabla de datos solo puede tener un encabezado
● Todas las celdas del encabezado deben contener texto
● Cada encabezado (campo) debe ser único
● La tabla no puede contener subtotales, totales ni renglones o columnas vacíos

Cada campo de datos se formatea por separado.

Vea el siguiente tutorial multimedia de Microsoft:   Tablas dinámicas Excel 2007, así como las siguientes referencias:
Cómo crear tablas dinámicas
Las tablas dinámicas (aulaclic),   Ejercicios

En Excel 2007 se puede activar el asistente de tablas dinámicas (empleado en versiones anteriores) empleando el atajo de teclado Alt+T+B.

Práctica 24               Tablas para practicar tablas dinámicas



Lea el siguiente ejemplo de Microsoft:  25 informes sencillos de tabla dinámica

Considere la siguiente tabla, en la que se requiere:
  • Comparar vendedores
  • Comparar productos
  • Comparar pedidos
  • Comparar clientes



¿Cuáles son los importes de los pedidos de cada vendedor?


¿Cuáles son los importes de los pedidos de los vendedores de un país específico?

¿Cómo se clasifica a los vendedores por importe de pedidos?

¿Quiénes son los cinco mejores vendedores?

¿Cuál es el rendimiento de los vendedores en un trimestre determinado?

¿Cómo varía el rendimiento de cada vendedor por trimestre?

¿Cuáles son los detalles de un importe de pedido específico?

¿Qué porcentaje representa un pedido específico con respecto a los importes totales de los pedidos?

¿Qué bonificación deberá recibir cada vendedor?

¿Cuáles son las ventas totales de cada categoría de producto?

¿Cuáles son las ventas totales de cada producto?

¿Cuáles son los tres productos que mejor se venden en cada categoría

Cuáles son las ventas trimestrales por producto?

¿Cómo se relacionan las ventas del primer trimestre con respecto a las del segundo?

¿Cuáles son los subtotales de ventas de bebidas medios, más altos y más bajos?

¿Cuál es la venta media y la venta mínima?

¿Cómo se puede ver un pedido individual?

¿Cuántas unidades de cada producto se vendieron?

¿Cuál es el precio unitario medio de cada producto?

¿Cuáles son los diez productos más caros?

¿Qué productos compran los clientes y en qué trimestre?

¿Cuáles son los dos productos más comprados por cada cliente en el tercer trimestre?

¿Quién fue el mayor cliente en el primer trimestre?

¿Quiénes fueron los dos mayores clientes de cada producto?

Información adicional:

http://hojamat.es/guias/guiaexcel/guia78.pdf
http://jldexcelsp.blogspot.mx/search/label/Tablas%20Dinamicas
http://excellentias.com/2010/08/tablas-dinamicas-campos-calculados/
http://es.wikihow.com/crear-tablas-din%C3%A1micas-en-Excel
http://www.cec-epn.edu.ec/uploaded/content/535323819.pdf      Pags. 65 a 68

lunes, 19 de octubre de 2015

Controles de Formularios



Excel dispone de varios controles que podemos utilizar para facilitar la introducción de datos en las hojas de cálculo.

Para utilizar los controles de formularios, debe estar habilitada la opción Programador. Para ello haga lo siguiente: De clic en el Botón de Microsoft Office y luego clic en Opciones de Excel. En la opción Popular, de clic en  Mostrar ficha Programador y después clic en Aceptar.

Por ejemplo botones (para iniciar un Macro), cuadros de lista y los cuadros desplegables (para seleccionar el dato en un renglón), casillas de verificación (para indicar si la opción es verdadera o falsa), botones de opcion [usualmente empleados con cajas de agrupamiento para seleccionar uno entre varios], controles de número y barras de desplazamiento (para seleccionar elementos de una lista).

Si agregamos un control en una hoja de cálculo y lo vinculamos a una celda, Exel entrega en esa celda un valor numérico que corresponde a la posición actual del control. Podemos utilizar ese valor numérico junto con la función INDEX (índice) para seleccionar elementos diferentes de la lista.
Ejemplos:

Seleccion de un elemento de una lista


Selección de una o más opciones


Selección de una entre varias opciones

Deslizadores numéricos



Antecedentes, leer Cómo utilizar los controles de formulario en una hoja de cálculo

domingo, 18 de octubre de 2015

Macros



Para automatizar una tarea repetitiva en Excel podemos grabar una macro que memorice cada uno de los pasos y los vuelva a ejecutar cuando nosotros se los indiquemos. Una vez creada una macro, puede asignarla a una combinación de teclas, a un objeto gráfico (para ejecutarla al dar clic en el objeto) o a un control.

Podemos analizar, modificar o eliminar el código de la macro utilizando el Editor de Visual Basic (Alt + F11)

Para grabar una macro, requerimos que en la cinta de opciones aparezca la opción Programador.

Si esta opción no aparece, de clic en el botón de Microsoft Office y, luego clic en Opciones de Excel. Después en la categoría Más frecuentes, en Opciones principales para trabajar con Excel, active la casilla de verificación Mostrar ficha Programador en la cinta de opciones y de clic en Aceptar.

En la ficha Programador, en el grupo Código, haga clic en Seguridad de macros.

En Configuración de macros, de clic en Habilitar todas las macros y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Una macro  (abreviatura de macroinstrucción) es una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de forma secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.

Las macros se ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y asignado para tal efecto.


Realice las siguientes macros:

 Hoja de estudio de un tema que permita avanzar a la siguiente cuestión al oprimir un botón, con otro botón para verificar la respuesta.


 Examen simple de inglés que indique si la respuesta es correcta o si no lo es.

 Examen con preguntas de opción múltiple (Capitales)

[El macro Proponer, borra las respuestas anteriores y copia de varias celdas que aleatoriamente generan un numero y lo pegan, con Pegado Especial Valores, en otras celdas de donde se leerá el numero de la pregunta]



Fundamentos de macros


Procedimiento para grabar una macro:

1 Seleccione Grabar Macro en la opción Programador y, a continuación, haga clic en Grabar.

2 En el cuadro Nombre de la macro, escriba un nombre que la identifique.

3 Para ejecutar la macro empleando combinación de teclas, escriba una letra en el cuadro Tecla de método abreviado. Puede utilizarse CONTROL+ letra (para letras minúsculas) o CONTROL+ MAYÚS + letra (para letras mayúsculas), donde letra es cualquier tecla del teclado. La tecla de método abreviado que se utilice no puede ser ni un número ni un carácter especial. La tecla de método abreviado suplantará a cualquier tecla de método abreviado predeterminada en Microsoft Excel mientras esté abierto el libro que contiene la macro.

4 En el cuadro Guardar macro en, haga clic en la ubicación en que desea almacenar la macro.

Para incluir una descripción de la macro, escriba la descripción en el cuadro Descripción.

5 Haga clic en Aceptar.

6 Ejecute las acciones que desee grabar.

7 En la barra de herramientas Detener grabación, haga clic en Detener grabación.

Se puede asignar una macro ya existente a un botón o a un objeto de dibujo en la hoja de cálculo. Con ello al hacer clic en el, la macro se ejecutará de forma automática.



Procedimiento:

1 En la opción Programador , seleccione Insertar y la opción Formularios .

2 Haga clic en el icono del botón y a continuación coloque el botón en la posición que usted desee.

3 Para asignar una macro ya existente al botón o al control gráfico seleccionado, escriba el nombre de la macro en el cuadro Nombre de la macro y luego haga clic en Aceptar.

Ejemplo de macros  Examen de Inglés en Sky Drive            Examen de Inglés en Google Drive


Términos Contables