miércoles, 9 de septiembre de 2015

Ordenar y Filtrar


Al ordenar los datos podemos localizar la información de una manera más rápida.
Excel le permite ordenar en orden alfabético normal y en orden inverso, mediante los Botones, Orden Ascendente y Orden Descendente.
Usar el diálogo Ordenar es más flexible que hacerlo mediante los botones de la barra de herramientas. El diálogo le permitirá seleccionar cual(es) columna(s) usar como base del ordenamiento. Por ejemplo podemos ordenar por apellido paterno y luego por apellido materno.
Una de las opciones incluso permite ordenar de izquierda a derecha.







Los filtros Excel facilitan la búsqueda de un subconjunto de datos dentro de un rango, para poder trabajar con el mismo. Este subconjunto de datos (rango filtrado) muestra los renglones que cumplen el criterio que se especifique para una columna.
El filtrado oculta temporalmente los renglones que no se desean mostrar.

Excel proporciona dos formas de filtrar celdas de datos:
Autofiltro
Ayuda a administrar fácilmente hojas de cálculo de gran tamaño, que requieran de filtros con criterios simples.
Utilizado para realizar filtros con criterios más complejos. Se diferencia del Autofiltro al tener que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango.

Procedimiento para aplicar filtros simples:
  • Haga clic en una celda de la lista que desea filtrar.
  • En la opción Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro.
  • Seleccione la opción deseada     
La lista filtrada solo mostrará los renglones que contengan los valores especificados.

Filtros de números

Filtros de Fechas


Filtros de Textos

La opción Filtro personalizado permite manejar otros criterios



Para filtrar la lista por dos valores de la misma columna, o para aplicar operadores de comparación distintos a Es igual a …, haga clic en la flecha de la columna y después en Personalizar.  En esta opción Excel permite la comparación de valores. Tratándose de valores numéricos los operadores de comparación son: igual, diferente, mayor, mayor o igual, menor, menor o igual. Si los datos son hileras de texto, permite buscar datos que comienzan por, terminan con, contienen a o no contienen a.


Para copiar solo parte de la lista (quitando algunas columnas) coloque solo aquellos encabezados de las columnas que desea.

Ejemplos de criterios de filtro avanzado:

a) Que el vendedor sea Claudia o Juan o Lupita
b) Estufas que vendió claudia con con precio de venta mayor a $2,000
c) Estufas o Claudia o >$2,000

Si utiliza texto como criterio con un filtro avanzado, Microsot Excel busca todos los elementos que comienzan con este texto. Por ejemplo, si escribe Lu como criterio, Microsoft Excel encuentra "Luisa" y "Lupita". Para buscar sólo el texto especificado, introduzca la siguiente fórmula, donde texto es el texto que desea encontrar.                 =''=texto''

Para buscar valores de texto que comparten algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín. Un carácter comodín representa uno o varios caracteres no especificados. El signo de interrogación representa a un carácter en esa posición. Por ejemplo Mes?    Buscará    Mes1,   Mes2,   Mes3, …

El asterisco es otro carácter comodín para cualquier número de caracteres en esa posición




Para practicar lo referente a filtros realice lo siguiente:


FILTROS:                                 (utilizar disco de trabajo Excel HG/ Tabla Filtros)
Filtrar conforme a dos criterios (por ejemplo SALAS o RECAMARAS)
Encontrar los vendedores de Monterrey (criterio 1) y que además tengan una venta superior a $1,000,000 (criterio 2).
Filtrar conforme a dos criterios (por ejemplo TELEVISORES que vendió ALICIA)
Filtrar conforme a dos criterios (por ejemplo SALAS o ESTUFAS con ventas > 5000)
Filtrar valores en límites especificados. Ejemplo encuentre las ventas entre 3000 y 5000 pesos
Filtrar empleando caracteres comodín (por ejemplo VENDEDOR cuyo nombre empieza con A)
Filtrar y encontrar ventas en un rango de fechas (Hoy, Ayer, Esta semana, Semana Pasada, Este mes, Mes Pasado, rango de fechas)
Empleando la tabla Repet, filtrar solo registros únicos (evitar registros repetidos)
Empleando filtro avanzado:
Filtrar datos de personal cuyo salario es mayor a 5000
Utilice un filtro avanzado para determinar los empleados contratados dentro de un rango de fechas (por ejemplo a del 1 de enero al 31 de diciembre del 2010).
Filtrar solo registros únicos (evitar registros repetidos)

Como una nota adicional al último tema filtrar Sólo registros únicos, cuando hacemos esta operación solo ocultamos los registros repetidos. Si lo que se desea es eliminar los duplicados, Excel cuenta una herramienta elimina totalmente los valores de registros que estén duplicados.


Excel también permite destacar duplicados mediante un formato condicional.

Información Adicional

Guía Rápida Ordenar y Filtrar