domingo, 20 de octubre de 2013

Consultas


¿Qué son las consultas?

  Son una forma de hacer preguntas (Consultar) a la Base de datos.
  Las Consultas pueden buscar información de varias tablas (o de otras Consultas).
  Las Consultas pueden realizar cálculos y combinar campos.  

Una consulta sirve para automatizar acciones sobre una tabla o varias tablas. Se puede buscar, eliminar, insertar y actualizar datos.

Las consultas se guardan, por lo que se pueden ejecutar cuando sea necesario sin tener que crearlas de nuevo.  

Acciones que realizan las consultas:

  Elegir campos específicos de tablas diferentes
  Seleccionar datos utilizando distintos criterios
  Mostrar las datos en diferente orden
  Obtener datos de varias tablas simultáneamente
  Calcular totales
  Crear otras consultas, formularios e informes

Diferencia entre un filtro y una consulta.

  La diferencia entre aplicar un FILTRO o hacer una CONSULTA DE SELECCIÓN en Access radica en que los filtros no se almacenan y las consultas si, por lo que podemos llamarlas múltiples veces.
  Por otra parte al hacer un filtro vemos todos los campos de la tabla, mientras que en la consulta podemos seleccionar cuales campos queremos ver.

Las consultas nos permiten extraer información en base a determinados criterios


Vean la siguiente entrada en otro de mis blogs:     Consultas Simples 
      con mayor información respecto a este tema.

En la BD Agenda, realice las siguientes consultas (corresponden a los filtros que se emplearon como ejemplo en una entrada anterior del blog).


01 Vincular 2 tablas (Alumnos y Calificaciones)
02 Alumnos que reprobaron el primer examen
03 Alumnos que aprobaron el primer examen
04 Alumnos con calificación entre 80 y 90 en el primer examen
05 Alumnos ausentes
06 Nacidos antes de 1 ene 1993
07 Nacidos en 1994
08 Nacidos entre 1-nov-94 y 30-nov-94
09 Pagos de hoy
10 Pagos de la última semana
11 Pagos con más de 30 días
12 Alumnos del grupo 1
13 Alumnos con apellido paterno con M o con N
14 Alumnos con apellido paterno de Ortiz en adelante
15 Alumnos cuyo primer o segundo nombre sea María
16 Alumnos cuyo apellido paterno empiece con G
17 Alumnos cuyo apellido paterno sea Garcia o García
18 Alumnos cuyo apellido paterno esté entre la A y la D
19 Alumnos que reprobaron los 3 exámenes
20 Alumnos que aprobaron los 3 exámenes
21 Alumnos que reprobaron uno o más de los exámenes
22 Alumnos que no presentaron algún examen


Base de datos con ejemplos de consultas sencillas  Agenda2


Un campo calculado es aquél que no existe en la tabla y que se crea sólo temporalmente dentro de una columna en la consulta para realizar operaciones sobre los valores de otros campos.
Un campo calculado se especifica así:     nombre_del_campo: operación de cálculo 

Al igual que Excel Access dispone de funciones inter construidas para facilitar la manipulación y procesamiento de información contenida en la base de datos.
En la siguiente liga encontrará mayor información:           Funciones de Access


Ejemplo Significado
edad: Int((Fecha()-[Fecha_Nac])/365) Calcula la edad
Iniciales: Izq(Nombre,1) & Izq(Paterno,1) & Izq(Materno,1) Extrae las iniciales
mes: mes([Fecha_Nac]) Mes de nacimiento
dia: dia([Fecha_Nac]) Día de nacimiento
Calificación: IIf([E1]<90,[E1]+10,100) Incrementar la calificación 10 puntos (sin que pase de 100)
[Paterno] & " " & [Materno] & ", " & [Nombre1] Unir apellidos a nombre
Calificacion:Nz(E1) Convierte un valor nulo en cero
=[Subtotal]+[IVA] Suma los valores de los dos campos
=[Cantidad]*[Precio] Multiplica los valores de los dos campos
=[Precio]*1.11 Multiplica Precio por 1.11   (precio con IVA)
=Precio + (Precio * 0.11) Precio con IVA
Ejemplos de consultas calculadas  Agenda.
Intente realizarlas. Si no puede hace alguna o hay duda vea como se hizo la consulta en el ejemplo.

01 Edad calculada
02 Menores de edad
03 Iniciales
04 Nombre completo
05 Preguntar nombre
06 Alumnos sin segundo nombre
07 Mes y día de nacimiento
08 Nacidos en el año ...
09 Nacidos en cierto mes
10 Nacidos en el mes actual
11 Calificación Promedio
12 Calificación Promedio aprobatoria
13 En la tablita (entre 65 y 69)
14 Aprobados o NA
15 Los 3 de mejor calificación


Las consultas de tipo Detalle muestran la información seleccionada de las tablas.
Si entre los campos seleccionados hay campos numéricos (por ejemplo ventas) podemos crear consultas de tipo Resumen  (por ejemplo Suma de Ventas, Promedio de Ventas, Número de Ventas, Venta Máxima, Venta Mínima, etc.).


En vista de Diseño, las opciones de resumen se encuentran en el botón ∑ (Total) . Dándole clic  podemos hacer que se vea o no se vea el renglón de Total. 


16 Pagos por alumno
17 Total de pagos por alumno
18 Alumnos deudores
19 Suma de pagos por día
20 Suma de pagos por mes
21 Suma de pagos por grupo